Kompetenceforløb skabte luft til ny innovation

For mange turismevirksomheder ligger der et stort potentiale i at finde nye veje til at effektivere driften, som tit er kendetegnet ved mange manuelle processer. Processer der ofte er så tidskrævende, at de ender med at tage al tid og fokus på bekostning af ny forretningsudvikling.

Det var også hverdagen i Nordliv ApS, én af deltagervirksomhederne på kurset i Digital Ledelseskultur, som Dansk Kyst- og Naturturisme sammen med Destination Bornholm har udbudt til øens turismeerhverv.

Nordliv ApS driver to vandrehjem i henholdsvis Rønne og Hasle, og det var en nysgerrighed efter at høre mere om kursets vinkler på IT og effektivisering, der fik direktør Andreas Bille Brahe til at tilmelde sig. Han har selv en baggrund inden for IT, men arbejdet med virksomhedens drift gav dog bare aldrig rigtig ordentlig tid til at fordybe sig i den del.

”Jeg meldte mig til, fordi jeg – simpelt, men helt oprigtigt – havde et håb om at kunne bruge mindre "dum tid"! Jeg brugte rigtig mange ressourcer på lejrskolerne, og jeg kunne se, der måtte være en masse tid at spare, hvis håndteringen af dem kunne sættes i system. Men samtidigt sad jeg også med al driften i min virksomhed, og antallet af administrationstimer, mails og telefonopkald fyldte da så meget, at jeg ikke havde tid til andet. Det blev derfor desværre til rigtig meget brandslukning, hvilket sjældent skaber de bedste, langsigtede løsninger, hverken for gæsterne eller for forretningen,” fortæller Andreas Bille Brahe.

Lejrskoler er planlægning for viderekomne

Der er mange ting at holde styr på, når man arrangerer lejrskoler, for hos Nordliv ApS hjælper man skolerne med "hele pakken" – for eksempel koordinering af bustransport rundt på øen, booking af udflugter, leje af cykler, bespisning og meget mere. Læg så dertil at holde styr på allergener, kosthensyn og individuelle behov, og slutteligt at skulle koordinere hver skoles tidsplan og ønsker med vandrehjemmenes øvrige besøgende lejrskoler. Det er nemlig nødvendigt for fx at sikre, at ikke alle elever rammer spisesalen på samme tid, så køkkenet kan følge med, men dog alligevel tids nok til at nå deres næste bookede aktivitet – uanset om det er besøget på Hammershus eller rappelling ned af klipperne. 

”Det der gav værdi for mig på kurset var, at jeg helt indledende fik sparring omkring projektstyring, som jeg virkelig manglede på det tidspunkt. Jeg blev også her introduceret til det projektstyringsværktøj, som jeg stadig bruger, når jeg har behov for at holde styr på processerne. Derudover fik jeg blandt andet hjælp til at få lavet et nyt telefonsystem med telefontider og viderestilling, og det hjalp helt konkret med at skaffe mig nogle timer med arbejdsro i løbet af dagen, hvor jeg kunne begynde at udvikle lidt. Jeg kunne se, at jeg havde behovet for at kunne kommunikere med mine lejrskoler og få et bedre overblik over deres aktiviteter. Men jeg havde også behov for at sætte den kommunikation i system og automatisere noget af den. Det var starten på LejrskoleIntra”.

Med sin baggrund inden for IT har Andreas Bille Brahe selv udviklet systemet LejrskoleIntra, som i dag er Nordliv ApS’ dialogværktøj med skolerne. Systemet kan både håndtere bookingen af selve opholdet, men også bestille aktiviteter og attraktionsbesøg hos samarbejdspartnere, håndtere økonomien og giver også skolerne en adgang, hvor de også kan se logge ind og se deres planlagte tur. Det hele styres i workflows, der automatiserer håndteringen og sørger for at indhente alle bekræftelser og godkendelser undervejs.

Hos Dansk Kyst- og Naturturisme ser man netop driftsoptimering som en af de helt centrale gevinster ved øget digitalisering i turismen. Det forklarer Emilie Wammen, innovationskonsulent hos Dansk Kyst- og Naturturisme:

”Der lægges ofte rigtig mange timer i drift i turismen - og det tager tid fra det, som mange virksomhedsejere faktisk brænder for, nemlig at skabe gode rammer for gode gæsteoplevelser. Med forløbet i Digital Ledelseskultur ønskede vi blandt andet at sætte fokus på, hvordan digitalisering og digitale løsninger kan være en medspiller til at få frigivet tid og kræfter fra drift og til noget af det, der tit er lidt sjovere i vores branche.”

Forskellige udfordringer kræver individuelle forløb

I alt 10 virksomheder har deltaget i forløbet på Bornholm, og det har ifølge Emilie Wammen været 10 meget forskellige forløb:

”Forløbene har været helt individuelle, for deltagerne har haft forskellige udgangspunkter og udfordringer. Nogle har manglet de digitale ressourcer internt, mens andre, som Nordliv ApS, har haft dem, men har manglet tiden, strukturen eller overskuddet til at sætte dem i spil.”  

Det har da også krævet mange udviklingstimer at få LejrskoleIntra op at stå, fortæller Andreas Bille Brahe, men det har været det værd: 

”I efterårssæsonen 2021, hvor systemet for alvor var i drift, brugte jeg under 10% af den tid, jeg plejede at bruge på lejrskoler, og det frigiver naturligvis noget tid til andre ting – og ikke mindst giver det mig en ro i maven at vide, at aftalerne er sat i system, frem for at jeg skulle have det hele i hovedet.”

Lejrskoler står for cirka halvdelen af Nordliv ApS’ overnatninger, og LejrskoleIntra bruges nu på Nordlivs to vandrehjem, men målet er at få endnu flere overnatningssteder med, forklarer Andreas Bille Brahe afsluttende:

”Jeg håber på sigt at kunne brede systemet endnu mere ud, så det bliver lettere for endnu flere overnatningssteder, skoler, attraktioner og transportører at være med til at skabe en god lejrskoleoplevelse.”