Intro
At købe IT kan virke nogle gange virke som en jungle. Teknologier og platforme kommer og går samtidig med, at der konstant viser sig muligheder for at digitalisere nye områder af sin forretning.
Behovet for digitalisering og IT er stort; og udbuddet er endnu større. Online services og leverandører af svingende kvalitet findes overalt. Hvordan navigerer man i denne jungle, og finder frem til software der rent faktisk løser ens réele behov, til en en fornuftig pris og til den rigtige kvalitet?
Vi har her samlet nogle gode råd til indkøb af IT, som forhåbentlig gør det lettere, at vælge det rigtige software eller den rigtige leverandør til den rigtige pris.
Kravspecifikation
Uanset om du ønsker at købe en eksisterende online løsning, eller vil skal bygge noget sammen med en IT leverandør, er det en god idé at skrive en kravspecifikation. På den måde bliver det lettere for dig, at holde leverandører eller løsningerne op imod dine succeskriterier, og få overblik over, om løsningen lever op til dine forventninger.
Kravspecifikationen behøver ikke være tung og teknisk. Tværtimod handler det oftest om, så enkelt som muligt, at sætte ord på dine behov og succeskriterier.
Til en start kan du bruge denne lille skabelon:
“Som ___ vil jeg gerne kunne ___ sådan at jeg ___.”
Skabelonen hjælper dig med at definere:
- Bruger: Hvem er brugeren? Det kan være dig selv, din chef eller andre personer i din virksomhed.
- Funktionalitet: Hvad er det du gerne vil kunne gøre i systemet?
- Værdi: Hvilke værdi skaber dette for dig eller din virksomhed?
TIP: Når du overvejer “værdi”, så husk at der både er en intern og en ekstern værdi. Selvom man kan have en tendens til at fokusere mest på sine egne behov når man indkøber IT, så er det måske i virkeligheden oftest den værdi løsningen skaber for dine kunder, som er den vigtigste.
Et par eksempler på formuleringer i forbindelse med indkøb af et CRM system kunne lyde:
- “Som lille forretningsejer, vil jeg gerne kunne holde bedre styr på den kontakt jeg har til mine kunder, sådan at jeg ikke går glip af vigtige forretningsmuligheder”.
- “Som salgsmedarbejder vil jeg gerne kunne se dialogen fra folk jeg snakker med, sådan at jeg, ikke glemmer hvad jeg har talt med dem om, og har bedre muligheder for at få en tæt dialog”.
Skriv så mange formuleringer du kan, til du føler at du har dækket kravene fra dine brugere, udpenslet funktionaliteten og beskrevet værdien.
TIP: Du kan eventuelt skrive dine sætninger et Excel ark med disse 3 kolonner: Bruger, Funktionalitet og Værdi. Det vil gøre det let for dig, når du senere skal bearbejde kravene.
Derefter kan du konkretisere din kravspecifikation yderligere:
- Sortér sætningerne i prioriteret rækkefølge, så du har et godt overblik over hvilken funktionalitet der er vigtigst for dig, og som giver mest værdi for dig og din virksomhed.
- Overvej hvilke af sætningerne med lavest prioriteret der eventuelt skal lægges i en nice-to-have bunke; – altså funktionalitet, som ikke er strengt nødvendigt, men som kunne være rart at have med.
Skal der senere gåes på kompromis med prisen, er det rart at have afgjort på forhånd, hvad man eventuelt kan undvære. - Vil du have flere detaljer i din kravspecifikation, kan du overveje at gøre følgende:
- Sortér brugerne ud og beskrive dem i et afsnit. Hvem er de? Hvad er deres tekniske kompetenceniveau? Hvad er deres interesse i løsningen.
- Sortér funktionalitets-beskrivelserne ud og liste dem op i prioriteret rækkefølge. Marker eventuelt på en skala hvor vigtig funktionen er for din virksomhed.
- Sortér værdi beskrivelserne ud, skrive dem ind i et afsnit der omhandler succeskriterierne for løsningen og din virksomhed.
- Hvad er din ønsker til leveringstid?
Pris
Kig dine værdier igennem, og overvej hvad den maksimale pris er du vil betale for løsningen, hvis alle disse ønsker virkelig kan blive indfriet. Det er godt at have en idé om et budget klar før man går i gang med, at undersøge leverandører og løsninger.
Husk at indkøb af ny IT også har en intern pris. Hvor meget tid skal der bruges for at sætte sig ind i løsningen? Har I nogen I kan trække på, som kan hjælpe jer igang, eller skal der købes ekstern hjælp ind?
Prisen kan være svær at fastsætte – særligt hvis den handler om reklame eller brandværdi. Værdien er måske ikke altid synlig fra starten. Værdien af en løsning behøver heller ikke altid handle om kroner og ører på bundlinjen, men kan lige så vel opstå i form af ændringer af virksomhedens kultur eller social værdi.
Med mindre du køber en SaaS (software as a service) løsning, skal du være opmærksom på, at der er opstartsomkostninger, som f.eks. indledende udvikling, indkøb af nyt hardware og/eller licenser. Derudover skal der tages højde for efterfølgende driftsomkostninger i form af abonnement, vedligeholdelses omkostninger til systemet, og måske efterfølgende administration og løbende tilretninger.
Eksisterende eller skræddersyet løsning?
Overvejer du at købe en leverandør til, at bygge en skræddersyet løsning til dig? Selvom det nogle gange kan det være nødvendigt, er det vigtigt at du først undersøger markedet for eksisterende muligheder. Rådfør dig eventuelt med en ekspert. Nogle gange skyldes behovet for en skræddersyet løsning, at man har overkompliceret behovet eller problemet, og at en simplere løsning i virkeligheden vil være bedre på den lange bane.
En skræddersyet løsning er dyr i både drift og udvikling. Hvis du kaster dig ud i det, skal du være klar til, at investere gode mængder tid og ressourcer. Derudover kan du med fordel overveje denne klassiske illustration på hvilke krav du realistisk set kan stille til et udviklingsprojekt. Du kan vælge 2 cirkler – men alle 3 er umuligt. Hvis du vil have det hurtigt og billigt, får du ikke høj kvalitet. Høj kvalitet og hurtig leverance vil være alt andet end billigt. En billig løsning af høj kvalitet, vil tage lang tid at udvikle.
